Bases de datos
Crea o importa bases de datos para integrarlas a tus procesos. Usa columnas personalizadas y vincula datos para automatizar decisiones.
Vista general de Bases de datos
La sección Bases de Datos en Geest es clave para centralizar, reutilizar y vincular información estructurada con tus procesos. Sirve tanto para importar datos existentes como para registrar nuevos conforme avanza un flujo.
Vista general de la sección de bases de datos:
En Geest, la navegación principal se encuentra en una barra lateral izquierda de color azul. Esta barra contiene las siguientes secciones, en el siguiente orden:
Mis pendientes
Procesos
Bases de datos
Reportes
Dashboards
Integraciones (esta última es la incorporación más reciente en Geest)
Vista de la sección (Bases de datos)
Creación de una Nueva Base de Datos
Para crear una nueva base de datos, haz clic en el recuadro de color gris claro. Al colocar el cursor sobre él, notarás que cambia a un tono gris más oscuro, indicando que está activo y listo para ser seleccionado.
Al hacer clic en el recuadro, se despliegan dos opciones:
Base de datos
Carpeta
Para crear una nueva base de datos, selecciona la primera opción.
La segunda opción, Carpeta, te permite organizar posteriormente tus bases de datos dentro de carpetas personalizadas.
Asignar nombre a la nueva Base de Datos
Al seleccionar la opción Base de datos, se desplegará un recuadro donde podrás asignar un nombre a la nueva base de datos (BDD). Este es el primer paso para crear y guardar tu base dentro del sistema.
Base de datos creada
Una vez creada la base de datos, esta aparecerá representada como un rectángulo con una franja de color azul marino en la parte lateral izquierda. Dentro del rectángulo se muestra el nombre que asignaste, tres puntos en la esquina superior derecha (que despliegan opciones adicionales) y un botón azul con la palabra "Abrir", que te permite ingresar a la base de datos.
Menú desplegable
Al hacer clic en los tres puntos ubicados en la esquina superior derecha del rectángulo, se despliegan tres opciones:
Abrir base de datos
Duplicar
Mover a carpeta (esta opción solo aparece si ya existen carpetas creadas)
Al colocar el cursor sobre cualquiera de estas opciones, el fondo de la opción seleccionada cambia a color azul, indicando que está activa y lista para ser seleccionada.
Acceso a la Base de Datos
Existen dos maneras de acceder a una base de datos ya creada:
Haciendo clic en el botón azul que dice "Abrir", ubicado en el rectángulo de la base de datos.
Desde el menú de acciones de la base de datos, seleccionando la primera opción: "Abrir base de datos".
Ambas opciones te llevarán directamente al interior de la base de datos para comenzar a trabajar con su contenido.
Tipos de Datos y su configuración avanzada
Tipo de Dato: Archivo
Este tipo de campo permite subir uno o más archivos en cada fila de la base de datos. Es ideal para adjuntar documentos, imágenes, audios u otros tipos de archivo directamente relacionados con el registro.
Cuando eliges este tipo de campo, puedes acceder a una configuración avanzada que te permite definir con precisión cómo funcionará esta columna. A continuación se explican todas las opciones disponibles:
Configuración avanzada del campo “Archivo”
Permisos en móvil
Esta opción controla cómo se pueden subir archivos desde dispositivos móviles.
Al activarla, se restringe la carga de archivos únicamente a fotos tomadas directamente desde la cámara de la aplicación móvil de Geest.
Esto es útil para asegurar que los archivos provengan de una fuente controlada, como evidencia en campo o inspecciones fotográficas en tiempo real.
Cantidad de archivos permitidos por fila
Aquí puedes definir cuántos archivos puede (o debe) subir el usuario por cada registro en la base de datos:
Cantidad mínima:
Número mínimo de archivos que deben subirse. Si no se cumple, el sistema marcará el registro como incompleto.
Ejemplo: al menos 1 archivo obligatorio.Cantidad máxima:
Número total de archivos que se pueden subir.
Ejemplo: permitir hasta 5 archivos por fila.
Estas cantidades son totalmente personalizables.
Peso máximo por archivo
Puedes limitar el tamaño de cada archivo subido en megabytes (MB). Esto es útil para evitar archivos muy pesados que puedan afectar el rendimiento o el almacenamiento.
Ejemplo: permitir archivos de hasta 20 MB cada uno.
Formatos de archivo permitidos
Geest te da la opción de controlar exactamente qué formatos de archivo se pueden subir, agrupados por tipo. Puedes activar o desactivar los tipos según lo que necesites recolectar.
A continuación, se detallan las categorías disponibles y los formatos incluidos:
Imágenes: .jpg, .jpeg, .png, .gif, .bmp, .tiff, .webp, .svg, .heic
Útiles para fotos de productos, evidencias visuales, capturas de pantalla, etc.
Documentos de oficina
Texto: .doc, .docx, .odt, .rtf
Hojas de cálculo: .xls, .xlsx, .ods
Presentaciones: .ppt, .pptx, .odp, .key
PDFs:.pdf
Ideales para propuestas, informes, contratos, cotizaciones, etc.
Audio: .mp3, .wav, .aac, .flac, .ogg, .m4a, .wma
Pueden ser útiles para entrevistas grabadas, notas de voz, evidencia auditiva, etc.
Video: .mp4, .mov, .avi, .mkv, .wmv, .flv, .webm
Ideal para grabaciones de procesos, visitas de campo, capacitación, etc.
Diseño y modelado: .psd, .ai, .eps, .xcf.obj, .stl, .fbx, .blend, .3ds, .dae, .dwg, .dxf
Útiles para proyectos de diseño gráfico, ingeniería, arquitectura o impresión 3D.
Archivos comprimidos: .zip, .rar
Permiten agrupar varios archivos o enviar respaldos comprimidos.
Archivos de texto y estructurados: .txt, .md, .csv, .xml, .json, .yaml
Prácticos para datos estructurados, configuraciones, scripts o contenido técnico
Botón “Restablecer valores predeterminados”
Este botón te permite devolver todos los ajustes avanzados a su estado original, en caso de que desees descartar cambios o regresar a una configuración segura.
Opciones finales: Guardar o eliminar
En la parte inferior de la ventana de configuración avanzada encontrarás dos opciones clave:
Eliminar columna: para quitar esta columna de la base de datos (con advertencia previa).
Guardar: para confirmar todos los cambios realizados.
Tipo de Dato: Texto
El tipo de dato Texto permite capturar información escrita en forma libre, como nombres, descripciones, observaciones, direcciones, entre otros. Es uno de los tipos de campo más versátiles dentro de Geest, ya que se adapta a una amplia variedad de usos.
Configuración avanzada del campo “Texto”
Cuando eliges el tipo de dato Texto, puedes personalizar su comportamiento desde la configuración avanzada. Esta te permite establecer límites que aseguren la calidad y consistencia de la información capturada.
Limitar caracteres
Esta opción te permite controlar la longitud del texto que los usuarios pueden escribir en este campo. Puedes definir tanto un mínimo como un máximo de caracteres permitidos por fila.
Cantidad mínima:
Define la cantidad mínima de caracteres que el usuario debe ingresar para que el campo sea válido.
Ejemplo: 0 caracteres (si no es obligatorio), 3 caracteres (si necesitas que al menos se escriba algo significativo).
Cantidad máxima:
Define el límite superior de caracteres permitidos.
Ejemplo: 255 caracteres es el valor predeterminado, pero puedes ajustarlo según tus necesidades (por ejemplo, limitar a 100 caracteres para campos breves como nombres o cargos).
Esta función es útil para evitar entradas demasiado largas o vacías, y garantiza que los datos ingresados mantengan un formato consistente.
Opciones finales: Guardar o eliminar
Al finalizar la configuración, puedes:
Guardar los cambios hechos en el campo
Eliminar la columna, si decides no utilizarla
Tipo de Dato: Lista de opciones
Este tipo de campo permite al usuario seleccionar una opción de una lista predefinida, facilitando la estandarización de datos y evitando errores de escritura. Es ideal para clasificaciones como estados, categorías, estatus, áreas, niveles de prioridad, entre otros.
Configuración inicial
Antes de entrar a la configuración avanzada, al seleccionar “Lista de opciones”, deberás definir las opciones que se podrán elegir en ese campo. Por ejemplo:
Alta, Media, Baja
Aprobado, En revisión, Rechazado
Marketing, Ventas, Producción, Administración
Una vez definidas, tendrás la posibilidad de activar una opción adicional:
¿Permitir valores distintos a los establecidos?
Después de agregar las opciones, puedes decidir si los usuarios podrán escribir nuevas opciones manualmente desde el proceso (por ejemplo, durante un registro en una app o formulario).
Si activas esta opción, el campo acepta valores nuevos además de los que ya existen en la lista. Esto permite flexibilidad, especialmente en procesos donde las opciones pueden cambiar o expandirse con el tiempo.
Si no activas esta opción, los usuarios solo podrán seleccionar entre las opciones definidas inicialmente, lo que garantiza control y estandarización de la información.
Esta configuración es muy útil cuando necesitas balancear estructura con flexibilidad, según el contexto del proceso.
Opciones finales: Guardar o eliminar
Guardar los cambios hechos en el campo
Eliminar la columna, si decides no utilizarla
Tipo de Dato: Número
Este campo está diseñado para capturar valores numéricos de forma precisa y controlada. Es útil para cantidades, identificadores numéricos, inventarios, códigos, puntuaciones, entre otros. A diferencia del campo de texto, este solo admite números, lo cual permite aplicar formatos específicos.
Configuración avanzada del campo “Número”
Limitar cantidad de dígitos
Esta opción permite controlar la longitud numérica del valor ingresado, tanto en cifras mínimas como máximas. Esto es útil cuando esperas un tipo de número específico, como códigos o identificadores estandarizados.
Cantidad mínima:
Número mínimo de dígitos requeridos.
Ejemplo: 0 dígitos permite dejarlo vacío (no obligatorio).
Ejemplo: 3 dígitos obliga a ingresar al menos tres cifras (como 001, 123, etc.).
Cantidad máxima:
Límite superior de dígitos permitidos.
Ejemplo: 100 dígitos como límite estándar, pero puedes reducirlo según tu necesidad (por ejemplo, 6 dígitos para códigos cortos)
Rellenar con ceros
Esta opción completa automáticamente los números con ceros a la izquierda, para que todos los valores tengan el mismo número de dígitos.
Ejemplo: si defines 5 dígitos y el usuario ingresa 37, el sistema lo mostrará como 00037.
Esta función es útil en casos donde los números deben mantener un formato fijo, como folios, códigos internos o etiquetas.
Decimales
Permite definir la cantidad de cifras decimales que se pueden capturar o visualizar.
Ejemplo: si configuras 2 decimales, los números se mostrarán como 45.00, 12.34, etc.
Puedes ajustar el número de decimales según el nivel de precisión requerido (por ejemplo: 1, 2, 4, etc.).
Separador de miles
Activa el formato de separación visual de miles usando comas o puntos, para facilitar la lectura de cifras grandes.
Ejemplo: un número como 123456789 se mostrará como 123,456,789 (o 123.456.789 según el formato local).
Esta opción no modifica el valor real del número, solo mejora su presentación visual.
Opciones finales: Guardar o eliminar
Al final del panel de configuración:
Pulsa Guardar para aplicar los cambios
Pulsa Eliminar columna si decides descartar este campo
Tipo de Dato: Moneda
Este tipo de campo está diseñado para capturar valores monetarios de manera estructurada, facilitando el registro de precios, costos, ingresos, egresos, presupuestos u otros montos económicos. A diferencia del campo “Número”, este incluye el símbolo de moneda y puede configurarse con mayor precisión en los decimales.
Configuración avanzada del campo “Moneda”
La configuración avanzada permite personalizar cómo se visualizan y almacenan los valores monetarios en la base de datos. Una de las opciones más importantes es el control sobre los decimales:
Decimales
Puedes especificar la cantidad de cifras decimales que deseas mostrar o aceptar en este campo. Esta opción es útil cuando necesitas definir el nivel de precisión económica de tus datos.
Se presenta en forma de lista desplegable con opciones que van desde 0 hasta 10 decimales.
Ejemplo:
2 decimales: para valores típicos como 125.50
4 decimales: útil en operaciones más precisas como conversiones o tasas
10 decimales: para cálculos avanzados que requieren máxima exactitud (0.0000000000)
Esta opción no solo mejora la visualización, sino que también controla la exactitud del dato ingresado por los usuarios.
Opciones finales: Guardar o eliminar
Al igual que en los demás tipos de datos:
Pulsa Guardar para aplicar los cambios
Pulsa Eliminar columna si decides descartar este campo
Tipo de Dato: Número Telefónico
Este tipo de campo está diseñado específicamente para recabar números de teléfono de forma estandarizada. Es ideal para bases de datos de contactos, clientes, proveedores, personal o cualquier registro que requiera asociar un número de contacto.
Cuando se registra un número, el sistema utiliza la lada predeterminada que fue configurada por el administrador de la cuenta en los ajustes generales de la empresa.
Por ejemplo: si tu empresa configuró la lada de México (+52), esa lada aparecerá automáticamente como predeterminada en todos los registros nuevos.
¿Se puede cambiar la lada?
Sí. Aunque la plataforma asigna una lada por defecto, esta se puede modificar manualmente al momento de registrar un número, en caso de que el contacto pertenezca a otro país o región.
Esto da flexibilidad para trabajar con contactos internacionales, sin perder la estructura general del dato.
Opciones finales: Guardar o eliminar
Al igual que en los demás tipos de datos:
Pulsa Guardar para aplicar los cambios
Pulsa Eliminar columna si decides descartar este campo
Tipo de Dato: Selección de usuarios
Este campo permite asociar uno o varios usuarios de tu empresa a cada registro en la base de datos. Es útil para asignar responsables, participantes, supervisores u otros roles dentro de un proceso o registro.
Configuración avanzada del campo “Selección de usuarios”
La configuración avanzada permite controlar qué usuarios y roles estarán disponibles para seleccionar en este campo.
Filtrar usuarios y roles: Aquí puedes restringir las opciones disponibles en el campo, definiendo manualmente quiénes podrán ser seleccionados por los usuarios que llenen la base de datos.
Considerar los siguientes usuarios: Permite seleccionar uno o varios usuarios específicos del sistema. Solo los usuarios seleccionados aquí aparecerán como opciones en la lista desplegable del campo.
Considerar los siguientes roles: En lugar de elegir usuarios uno por uno, puedes seleccionar roles definidos dentro de tu empresa (por ejemplo: “Administrador”, “Vendedor”, “Capturista”). Todos los usuarios que tengan ese rol aparecerán automáticamente como opciones en este campo.
Opciones finales: Guardar o eliminar
Al igual que en los demás tipos de datos:
Pulsa Guardar para aplicar los cambios
Pulsa Eliminar columna si decides descartar este campo
Tipo de Dato: Ubicación
Este campo permite registrar una ubicación geográfica dentro de cada fila de la base de datos. Es útil para procesos que requieren saber dónde se encuentra un usuario al momento de registrar información, como inspecciones, entregas, visitas de campo, reportes de mantenimiento, entre otros.
Permitir seleccionar otras ubicaciones (Botón desplegable)
Esta opción permite definir si el usuario podrá buscar y seleccionar cualquier ubicación manualmente, o si el sistema sólo recabará la ubicación en tiempo real (usando GPS desde el dispositivo).
Activado:
El usuario puede buscar y seleccionar cualquier dirección, similar a como se haría en Google Maps.
Esto es útil cuando se quiere registrar una ubicación diferente a la actual (por ejemplo, agendar una visita futura o reportar una ubicación alternativa).Desactivado:
El campo solo capturará la ubicación del dispositivo en ese momento, sin posibilidad de editarla.
Esto garantiza que el registro sea fiel al lugar real donde se generó, y es útil en procesos donde la precisión geográfica es importante (como reportes de supervisión o control de asistencia).
Opciones finales: Guardar o eliminar
Al igual que en los demás tipos de datos:
Pulsa Guardar para aplicar los cambios
Pulsa Eliminar columna si decides descartar este campo
Tipo de Dato: Fecha
Este campo está diseñado para registrar una fecha específica dentro de la base de datos. Es ideal para anotar fechas de entrega, creación, vencimiento, reuniones, visitas, eventos, entre otros.
El campo “Fecha” no cuenta con configuración avanzada a nivel columna, pero hay un aspecto importante que debes tener en cuenta:
Formato de visualización
La forma en que se muestra la fecha dentro de la base de datos dependerá del formato establecido desde la configuración general de la empresa.
Esto significa que todas las fechas registradas seguirán ese formato automáticamente, para mantener consistencia en toda la plataforma.
Ejemplos de formatos comunes:
YYYY-MM-DD → 2025-06-25
DD/MM/YY → 25/06/25
DD/MM/YYYY → 25/06/2025
MM/DD/YY → 06/25/25
Este formato se aplica tanto en la visualización dentro de las tablas como en formularios y reportes.
Opciones finales: Guardar o eliminar
Al igual que en los demás tipos de datos:
Pulsa Guardar para aplicar los cambios
Pulsa Eliminar columna si decides descartar este campo
Tipo de Dato: Fecha y hora
Este campo permite registrar tanto la fecha como la hora exacta de un evento o registro dentro de la base de datos. Es útil en situaciones donde no solo importa el día, sino también la hora precisa en la que ocurrió o debe ocurrir una actividad, como:
Programaciones
Entregas
Registros de entrada/salida
Agendamiento de citas
Reportes de campo con marca de tiempo
Configuración del formato
Al igual que el campo de “Fecha”, este tipo de dato no cuenta con configuración avanzada directamente desde la columna. Sin embargo, el formato en el que se presenta la hora sí es configurable desde los ajustes generales de la empresa.
Formatos disponibles para la hora:
Cuando eliges el tipo Fecha y hora, podrás visualizar la hora en uno de los siguientes formatos:
HH:MM → ejemplo: 14:30
HH:MM:SS → ejemplo: 14:30:45
Este formato afectará la precisión del registro horario. Si necesitas un mayor nivel de detalle (por ejemplo, para procesos que dependen del segundo exacto), puedes optar por el formato con segundos (HH:MM:SS).
Consideraciones
El formato de fecha también se tomará de la configuración general de la empresa (como en el campo “Fecha”).
Opciones finales: Guardar o eliminar
Al igual que en los demás tipos de datos:
Pulsa Guardar para aplicar los cambios
Pulsa Eliminar columna si decides descartar este campo
Tipo de Dato: Selección múltiple
Este campo permite seleccionar una o más opciones dentro de una lista definida. Es útil cuando un registro puede pertenecer a varias categorías, tener múltiples características o aplicar a varios criterios al mismo tiempo.
Por ejemplo:
Marcar los servicios incluidos en una solicitud
Seleccionar los departamentos involucrados
Indicar los pasos completados en un proceso
Clasificar un registro en varias etiquetas
Configuración del campo
El campo de Selección múltiple no cuenta con configuración avanzada, pero ofrece una opción muy importante que determina su comportamiento:
¿Permitir agregar opciones nuevas?
Justo como en el campo Lista de opciones, este tipo de dato incluye un botón desplegable que te permite decidir si los usuarios pueden escribir nuevas opciones durante el uso del campo.
Funcionamiento del botón:
Encendido (azul):
El usuario puede agregar opciones distintas a las preestablecidas. Esto da flexibilidad al proceso, especialmente cuando las opciones pueden crecer o adaptarse con el tiempo.Apagado (gris):
El usuario solo podrá elegir entre las opciones ya definidas. Es útil para mantener control y estandarización en los datos.
Cómo se configura inicialmente
Al crear una columna de tipo Selección múltiple, deberás definir las opciones disponibles desde el principio. Estas se mostrarán como casillas que el usuario podrá marcar (una o varias).
A diferencia de “Lista de opciones”, este campo permite seleccionar más de una respuesta por fila, lo cual lo hace más flexible en contextos complejos.
Opciones finales: Guardar o eliminar
Al igual que en los demás tipos de datos:
Pulsa Guardar para aplicar los cambios
Pulsa Eliminar columna si decides descartar este campo
Guía para eliminar Bases de datos o sus registros
Una vez que accedes a la base de datos, verás cinco botones ubicados en la esquina superior derecha de la pantalla. Estos botones te permiten realizar distintas acciones dentro de la base de datos y están diseñados para facilitar la gestión y edición del contenido.
Funciones de los botones dentro de la Base de Datos
Comenzando de derecha a izquierda, el primer botón permite eliminar contenido. Al hacer clic sobre él, se despliegan dos opciones:
Eliminar todas las filas
Eliminar la base de datos completa
Al seleccionar cualquiera de estas opciones, aparecerá una ventana de advertencia con instrucciones específicas para confirmar la acción. Esto ayuda a evitar eliminaciones accidentales y asegura que el usuario esté consciente de las consecuencias antes de continuar.
Eliminar todas las filas
Eliminar la base de datos completa
Agregar una nueva columna
Una vez que accedes a la base de datos, verás cinco botones ubicados en la esquina superior derecha de la pantalla. Estos botones te permiten realizar distintas acciones dentro de la base de datos y están diseñados para facilitar la gestión y edición del contenido.
El segundo botón, de derecha a izquierda, es "+ Agregar columna". Como su nombre lo indica, sirve para añadir una nueva columna a la base de datos. Al hacer clic, se despliega una sección donde debes:
Ingresar el nombre de la columna
Seleccionar el tipo de dato que contendrá
Los tipos de datos disponibles en Geest son los siguientes (a continuación se detallan las funciones de cada uno de ellos):
Archivo
Texto
Lista de opciones
Número
Moneda
Número telefónico
Selección de usuarios
Ubicación
Fecha
Fecha y hora
Selección múltiple
Esta funcionalidad permite personalizar y estructurar la base de datos según las necesidades específicas de tu proyecto o equipo.
Además se puede elegir en qué posición deseas agregar la nueva columna, ya sea al final o colocándola junto a una columna específica.
Además, Geest crea por defecto una primera columna llamada “Folio”, que funciona como la llave principal de la base de datos.
Al hacer clic en el ícono de lápiz que aparece junto al nombre de esta columna, se despliega una ventana donde puedes:
Establecer el número desde el cual comenzarán los folios por fila (siempre debe ser mayor a 1)
Ver una indicación de que esta columna actúa como la llave principal
Sin embargo, puedes cambiar la llave principal a otra columna que tenga más sentido para tu caso de uso. Por ejemplo, en una base de datos de contactos, podría ser más útil que la columna de "Nombre" sea la llave principal, ya que facilita la búsqueda de registros relacionados por nombre en lugar de por número de folio.
Vincular a otra Base de Datos
Una vez que accedes a la base de datos, verás cinco botones ubicados en la esquina superior derecha de la pantalla. Estos botones te permiten realizar distintas acciones dentro de la base de datos y están diseñados para facilitar la gestión y edición del contenido.
El tercer botón, de derecha a izquierda, es "Vincular a otra base de datos". Esta función permite establecer relaciones entre bases de datos, lo que facilita la creación de estructuras relacionales y ayuda a evitar la duplicidad de los datos.
Al hacer clic en este botón, se despliega una ventana con una leyenda clara que guía al usuario para seleccionar y vincular otra base de datos existente dentro del sistema.
Organizar y Buscar columnas
Una vez que accedes a la base de datos, verás cinco botones ubicados en la esquina superior derecha de la pantalla. Estos botones te permiten realizar distintas acciones dentro de la base de datos y están diseñados para facilitar la gestión y edición del contenido.
El cuarto botón, de derecha a izquierda, permite organizar y buscar columnas de forma más sencilla. Al hacer clic, se abre una nueva vista de la base de datos, como se muestra en la imagen, donde puedes:
Ver todas las columnas listadas en tarjetas individuales
Reordenarlas fácilmente arrastrando y soltando según el orden que necesites
Utilizar la barra de búsqueda para localizar una columna específica rápidamente
Esta vista facilita la gestión de estructuras complejas y ahorra tiempo al trabajar con muchas columnas.
Permisos dentro de la Base de Datos
Una vez que accedes a la base de datos, verás cinco botones ubicados en la esquina superior derecha de la pantalla. Estos botones te permiten realizar distintas acciones dentro de la base de datos y están diseñados para facilitar la gestión y edición del contenido.
Este botón controla quiénes pueden acceder y qué pueden hacer dentro de una base de datos. Es una herramienta fundamental para proteger la información, definir niveles de colaboración y asegurar que cada usuario tenga solo los permisos necesarios.
Este botón controla quiénes pueden acceder y qué pueden hacer dentro de una base de datos. Es una herramienta fundamental para proteger la información, definir niveles de colaboración y asegurar que cada usuario tenga solo los permisos necesarios.
La lista de usuarios que actualmente tienen acceso a esa base de datos
La opción de agregar nuevos usuarios de la empresa a esta lista
Agregar usuarios
Puedes añadir a cualquier miembro de tu organización y, al hacerlo, se te pedirá que asignes permisos específicos para ese usuario en relación con la base de datos.
Tipos de permisos disponibles:
Cada usuario puede tener uno o varios de los siguientes niveles de acceso:
Visualizar: Puede ver la información dentro de la base de datos, pero no hacer modificaciones.
Editar: Puede modificar registros existentes y agregar nuevos, pero no cambiar configuraciones estructurales.
Exportar: Puede descargar la base de datos (por ejemplo, en Excel o CSV).
Configurar: Puede modificar la estructura de la base de datos, es decir, agregar, eliminar o cambiar columnas.
Estos permisos se pueden asignar o quitar individualmente, lo que te da un control muy preciso sobre lo que cada persona puede hacer.
¿Y los administradores?
Los permisos más amplios, como los de administrador general, no se definen aquí.
Estos se configuran desde la sección de información de la empresa, donde se gestiona el acceso total a todas las bases de datos y módulos de la organización.
Importar, exportar y agregar registros
Importar
(ubicado justo debajo de los botones superiores, en la esquina derecha de la vista de base de datos)
Esta función te permite cargar información desde un archivo externo y convertirla directamente en registros dentro de tu base de datos de Geest. Es ideal cuando ya cuentas con datos estructurados en hojas de cálculo y quieres integrarlos a tu sistema sin capturarlos manualmente.
(ubicado justo debajo de los botones superiores, en la esquina derecha de la vista de base de datos)
Archivos compatibles:
.csv (valores separados por comas)
.xlsx (Excel)
¿Cómo funciona?
Al hacer clic en Importar, se abre una ventana para seleccionar el archivo desde tu computadora.
Una vez cargado el archivo, Geest muestra una segunda ventana que permite vincular cada columna del archivo con las columnas existentes en tu base de datos.
Mapeo de columnas
En esta etapa debes asociar cada columna de tu archivo con la columna correspondiente de tu base de datos en Geest. Esto es crucial para que los datos se ubiquen correctamente y no se pierda información.
Importante: coincidencia de tipos de datos
Para que la importación funcione correctamente, los datos que contiene tu archivo deben coincidir con el tipo de dato definido en cada columna de Geest. De lo contrario, el sistema puede rechazar la importación o mostrar errores en ciertas filas.
Por ejemplo:
Si una columna de Geest está configurada como "Fecha", los datos del archivo deben tener formato de fecha compatible.
Si tienes una columna de "Moneda", el archivo debe contener valores numéricos con el símbolo o formato esperados.
Asegúrate de revisar tanto los encabezados como el contenido del archivo antes de importarlo.
Exportar
(ubicado justo debajo de los botones superiores, en la esquina derecha de la vista de base de datos)
Esta función permite descargar una copia completa de la base de datos en formato Excel (.xlsx). Es una herramienta muy útil para respaldar la información, compartirla con otros equipos o hacer análisis fuera de Geest.
¿Cómo funciona?
Al hacer clic en el botón Exportar, Geest genera y descarga automáticamente un archivo .xlsx con toda la información contenida en la base de datos:
Columnas
Filas
Tipos de datos
Valores actuales
No necesitas configurar nada adicional: la descarga es inmediata y se obtiene una copia exacta de la base en ese momento.
Recomendación de uso
Se recomienda exportar la base de datos de forma periódica como práctica de respaldo, especialmente si se actualiza constantemente o contiene información sensible o crítica.
Tener una copia fuera de Geest ayuda a prevenir la pérdida de datos por errores involuntarios, mantener históricos o realizar auditorías.
Agregar Registro
En Geest, existen tres formas principales de cargar registros a una base de datos, dependiendo de cómo prefieras gestionar la información o de dónde provenga:
Importación desde archivo: Usando el botón Importar, puedes subir datos desde archivos .csv o .xlsx, como se explicó previamente.
Carga automática desde un proceso: Cuando diseñas un proceso en Geest , puedes configurar que los datos capturados se guarden automáticamente en una base de datos. Esta es una manera eficiente de alimentar tu BDD sin intervención manual.
Agregado manual desde la base de datos: Este método permite añadir registros directamente desde la vista de la base de datos, ideal para ingresar información de manera puntual o en tiempo real.
¿Cómo hacerlo?
Justo debajo del título de tu base de datos, encontrarás el botón "Agregar registro".
Al hacer clic, se abrirá una ventana emergente que contiene todos los campos que debes llenar.
Cada campo corresponde a una columna de la base de datos, y respetará el tipo de dato que hayas configurado (texto, fecha, número, moneda, etc.).
¿Qué significa esto?
Estás creando una nueva fila en tu base de datos, y los campos del formulario se adaptan a lo que hayas definido previamente en la estructura de columnas.
Por ejemplo:
Si tienes una columna de tipo "Fecha", verás un selector de calendario.
Si tienes una "Selección múltiple", verás una lista con casillas.
Este método es ideal para capturar información de forma rápida, sin depender de procesos automatizados ni archivos externos.